Imagina que eres el gerente de una pequeña empresa en Barcelona y, a principios de año, tu asesor fiscal te llama para advertirte de que el software de facturación que llevas usando cinco años ya no va a ser válido. No porque esté desactualizado, sino porque la ley ha cambiado las reglas del juego. Esto es exactamente lo que está ocurriendo en España con la implantación de VeriFactu, el nuevo sistema de facturación verificable que el Estado está desplegando para acabar con el fraude fiscal y garantizar la integridad de las facturas emitidas por empresas y autónomos.
¿Qué es VeriFactu y cuál es su origen normativo?
VeriFactu es el nombre con el que se conoce popularmente al sistema de emisión de registros de facturación verificables regulado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, que aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales. Este reglamento desarrolla la habilitación contenida en la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, conocida como la Ley Antifraude.
La idea central es sencilla: cada factura generada por un software homologado queda encadenada criptográficamente a la anterior, formando una cadena de registros que resulta prácticamente imposible de manipular sin dejar rastro. Además, en la modalidad que da nombre al sistema, ese registro se envía de forma simultánea a la Agencia Tributaria (AEAT), que puede cruzar en tiempo real la información declarada con la realmente facturada.
¿Cuándo entra en vigor VeriFactu? Las fechas clave que debes conocer
Esta es, con diferencia, la pregunta que más preocupa a empresarios, autónomos y asesores: cuándo entra en vigor VeriFactu y qué plazos hay para adaptarse. La respuesta no es única, porque el legislador ha establecido un calendario escalonado en función del tipo de contribuyente.
Con carácter general, el Real Decreto 1007/2023 prevé que los fabricantes y comercializadores de software de facturación deben tener sus productos adaptados y certificados antes del 29 de julio de 2025. A partir de esa fecha, ningún programa podrá comercializarse ni actualizarse si no cumple con las especificaciones técnicas del reglamento.
En cuanto a las empresas y autónomos usuarios de esos programas, el plazo para empezar a operar con sistemas conformes es el 1 de enero de 2026 para la mayoría de los obligados tributarios, es decir, quienes tributan por el Impuesto sobre Sociedades o por el IRPF en estimación directa. Las entidades acogidas al régimen especial del grupo de entidades en IVA contarán con el mismo plazo.
Es importante subrayar que estos plazos han sufrido modificaciones respecto a los inicialmente previstos, por lo que conviene estar atento a las resoluciones e instrucciones que publique la AEAT, especialmente a través de su sede electrónica, donde se irán actualizando las especificaciones técnicas y los posibles ajustes del calendario.
¿Cómo funciona técnicamente el sistema?
El funcionamiento de VeriFactu se apoya en dos elementos técnicos fundamentales: la huella o hash de cada registro de facturación y la firma electrónica del emisor. Cuando se genera una factura, el software calcula un código único (el hash) que incorpora los datos de esa factura y el hash de la factura inmediatamente anterior. De este modo, cualquier alteración retroactiva de un registro rompería la cadena y sería detectada automáticamente.
El sistema contempla dos modalidades de cumplimiento. La primera, y que da nombre al reglamento, es la modalidad VeriFactu propiamente dicha: el software envía cada registro a la AEAT en el momento de su generación, de forma que la Agencia actúa como tercero custodio de la información. La segunda modalidad, denominada de no envío, permite conservar los registros encadenados en los propios sistemas del contribuyente sin remitirlos a la AEAT en tiempo real, aunque con la obligación de ponerlos a disposición de la administración cuando esta los requiera.
Ambas opciones son válidas legalmente, pero la modalidad de envío en tiempo real ofrece una ventaja práctica: el código QR que debe incorporarse a cada factura permite al destinatario verificar la autenticidad del documento escaneándolo directamente en la sede electrónica de la AEAT, lo que refuerza la confianza en las transacciones comerciales.
¿A quién afecta y quién queda excluido?
VeriFactu afecta, en términos generales, a todos los empresarios y profesionales establecidos en España que estén obligados a expedir facturas y que utilicen sistemas informáticos para ello. Sin embargo, el reglamento excluye expresamente a quienes ya están integrados en el sistema SII (Suministro Inmediato de Información), puesto que estos contribuyentes —básicamente grandes empresas y grupos que facturan más de seis millones de euros anuales— ya remiten sus datos de facturación a la AEAT con carácter casi inmediato y bajo un régimen propio de garantías.
Tampoco quedan afectadas, en principio, las personas físicas que no realizan actividades económicas, ni quienes emiten facturas de forma exclusivamente manual o en papel, aunque esta última situación es cada vez más residual en la práctica empresarial moderna.
Implicaciones prácticas para empresas y autónomos
Más allá de la obligación legal, VeriFactu supone un cambio de cultura en la gestión documental de las empresas españolas. La imposibilidad de modificar o eliminar facturas sin dejar rastro obliga a extremar el cuidado en el proceso de emisión y a sustituir las prácticas informales por procedimientos ordenados. Los errores deberán corregirse siempre mediante la emisión de facturas rectificativas, tal y como ya exige el Reglamento de facturación aprobado por el Real Decreto 1619/2012, y nunca mediante la manipulación de los registros originales.
Las sanciones por incumplimiento pueden ser significativas. La Ley Antifraude tipifica como infracción grave la producción, tenencia o utilización de software que no cumpla las especificaciones reglamentarias o que permita llevar contabilidades distintas, con multas que pueden alcanzar los 50.000 euros por ejercicio.
El papel del notario en el nuevo entorno de facturación digital
Aunque VeriFactu es fundamentalmente una obligación tributaria y tecnológica, su implantación tiene relevancia en el ámbito notarial en varios frentes. En las operaciones de compraventa de empresas o de activos, la verificabilidad de los registros de facturación se convierte en un elemento esencial de la due diligence, ya que la integridad de la cadena de facturas puede acreditarse de forma objetiva ante notario como parte de la documentación que sustenta la transmisión. Asimismo, en protocolizaciones de contratos mercantiles o en actas de manifestaciones, la constancia del cumplimiento de las obligaciones derivadas del Real Decreto 1007/2023 puede resultar relevante para los operadores jurídicos.
En la Notaría PG74, situada en el Paseo de Gracia 74 de Barcelona, el notario Ausencio José Santos Martín y su equipo asesoran a empresas, autónomos y particulares sobre las implicaciones jurídicas y documentales de los nuevos sistemas de facturación, así como sobre cualquier otra cuestión de derecho mercantil o fiscal que pueda afectar a su actividad. Si tienes dudas sobre cómo adaptar tus procesos a la nueva normativa o necesitas asesoramiento especializado, no dudes en contactarnos.
